1 Cel i zakres

1. Procedura służy sprawdzeniu pochodzenia treści, rzetelności oznaczania autorstwa oraz praw do materiałów przeznaczonych do publikacji. Obejmuje monografie naukowe, podręczniki, raporty, rozdziały oraz towarzyszące im materiały diagnostyczne w zakresie ocenianym do danego wydania.
2. Stosuje się ją przy nowych zgłoszeniach i istotnych zmianach treści. W przypadku wznowienia lub adaptacji zakres kontroli ustala się odpowiednio do zmian, wskazując wykorzystany oryginał, wcześniejsze wydania i uprawnienia do ich wykorzystania.
3. Kontrola podobieństwa nie jest równoznaczna z rozstrzygnięciem o plagiacie. Decyzję podejmuje człowiek po analizie kontekstu, źródeł i wyjaśnień. Żaden procent podobieństwa samodzielnie nie przesądza o przyjęciu ani odrzuceniu pracy.

2 Pojęcia i obowiązki autorów

1. Za niedopuszczalne uznaje się przedstawianie cudzych tekstów, pomysłów, danych, ilustracji, zadań testowych lub innych rezultatów jako własnych, bez odpowiedniego wskazania pochodzenia i wymaganych uprawnień.
2. Autorzy ujawniają wykorzystanie wcześniejszych własnych publikacji oraz wyjaśniają nowość zgłoszonej pracy. Ocenie podlega również nieujawnione dublowanie treści lub wyników. Prawidłowo opisana i uprawniona adaptacja, przekład lub nowe wydanie nie są automatycznie traktowane jako nieprawidłowość.
3. Autorzy składają oświadczenie o wkładzie, oryginalności, źródłach i prawach do materiałów. Wskazują elementy licencjonowane, ograniczenia ich udostępniania i materiały wymagające szczególnej ochrony. Na żądanie udostępniają niezbędne dowody w uzgodnionym, bezpiecznym trybie.
4. Ujawnienie rzeczywistych współtwórców jest obowiązkiem autorów. Nie wolno zatajać istotnego wkładu osoby uczestniczącej w przygotowaniu pracy ani przypisywać autorstwa osobie, która nie wniosła odpowiedniego wkładu. Pomoc techniczną, redakcyjną i organizacyjną opisuje się zgodnie z jej rzeczywistym charakterem.

3 Odpowiedzialność

1. Kolegium Redakcyjne (Komitet Redakcyjny) odpowiada za decyzję merytoryczną. Wyznaczona osoba prowadząca sprawę organizuje kontrolę, zapisuje jej zakres i gromadzi potrzebne dokumenty.
2. Osoba oceniająca podobieństwa powinna rozumieć charakter pracy, stosowane sposoby cytowania i ograniczenia narzędzia. Wątpliwości dotyczące specjalistycznych treści konsultuje z kompetentnym ekspertem objętym poufnością.
3. Osoba będąca autorem, współautorem lub pozostająca w istotnym konflikcie interesów nie rozstrzyga własnej sprawy. Gdy potrzebna niezależność nie może zostać zapewniona wewnętrznie, wydawnictwo angażuje eksperta zewnętrznego.

4 Przygotowanie materiału

1. Kontroli podlega oznaczona wersja manuskryptu. W karcie sprawy zapisuje się tytuł, identyfikator, datę, wersję, osobę prowadzącą i wykaz sprawdzanych elementów.
2. Przed użyciem narzędzia zewnętrznego sprawdza się, czy warunki usługi pozwalają bezpiecznie przetwarzać powierzony materiał, w szczególności czy nie zostanie on upubliczniony, wykorzystany do nieuzgodnionych celów lub dodany do bazy dostępnej osobom nieuprawnionym.
3. Nie umieszcza się w publicznych wyszukiwarkach, otwartych usługach ani niezatwierdzonych systemach pełnych pozycji testowych, kluczy odpowiedzi, bodźców diagnostycznych, danych uczestników badań lub innych chronionych treści. Zakres przekazania ogranicza się do niezbędnego minimum.
4. Elementy wyłączone z automatycznej analizy z powodu ochrony testu, danych lub licencji podlegają odpowiedniej kontroli specjalistycznej. W karcie odnotowuje się wyłączenie, jego przyczynę i zastosowaną metodę zastępczą. Raportu z części tekstu nie opisuje się jako kontroli całego materiału.

Szczególna ochrona dotyczy materiałów nieopublikowanych, poufnych lub objętych ograniczeniami dostępu. Nie odbiera praw do treści już legalnie udostępnionych na określonych warunkach. Sam fakt, że materiał jest dostępny w internecie, nie zastępuje sprawdzenia praw do jego dalszego wykorzystania i przekazania do usługi zewnętrznej. Decyzja o otwarciu jednego elementu nie obejmuje automatycznie pozostałych elementów zestawu.

5 Weryfikacja przed recenzją zewnętrzną

Przed skierowaniem manuskryptu do recenzji zewnętrznej przeprowadza się kontrolę w systemie zatwierdzonym przez wydawnictwo do tego celu. W dokumentacji zapisuje się rzeczywistą nazwę narzędzia, datę, zakres analizy i identyfikator raportu, jeżeli jest dostępny. Raport analizuje osoba prowadząca kontrolę, porównując wskazane fragmenty ze źródłami. Jeśli system nie może bezpiecznie objąć określonych materiałów, stosuje się § 4 ust. 4. Brak dostępu do systemu nie uprawnia do oznaczenia kontroli systemowej jako wykonanej; dalszy sposób postępowania wymaga udokumentowanej decyzji i zgodności z opublikowaną procedurą.

Ocenia się sposób oznaczenia cytatów, zapożyczeń, tabel, ilustracji i danych; zależność treści od publikacji wcześniejszych; kompletność źródeł oraz zgodność wykorzystania materiałów z posiadanymi uprawnieniami. Znaczenie ma rodzaj podobieństwa, nie samo jego występowanie. Typowe sformułowania techniczne, bibliografia, poprawne cytaty oraz prawidłowo opisany materiał licencjonowany wymagają odmiennej oceny niż nieujawnione przejęcie wyników lub istotnej części wywodu. Zmiany mogące wpłynąć na wynik kontroli sprawdza się ponownie w odpowiednim zakresie.

6 Wyjaśnianie wątpliwości

1. Sygnał może pochodzić od pracownika, recenzenta, autora, czytelnika lub innej osoby. Zgłoszenia anonimowe analizuje się według konkretności i sprawdzalności informacji. Sam anonimowy charakter nie przesądza o ich odrzuceniu.
2. Osoba prowadząca gromadzi potrzebne dowody, identyfikuje kwestionowane fragmenty oraz możliwe źródła. Materiał zabezpiecza się przed nieuprawnionym dostępem. W razie istotnej wątpliwości wstrzymuje się odpowiedni etap przygotowania publikacji do wyjaśnienia sprawy.
3. Autor otrzymuje rzeczowy opis zastrzeżeń oraz możliwość przedstawienia wyjaśnień i dokumentów. Termin odpowiedzi wynosi 14 dni; można go przedłużyć z uzasadnionych przyczyn. Zawiadomienie nie powinno przesądzać o winie. W pracy wieloautorskiej kontakt obejmuje osoby potrzebne do wyjaśnienia sprawy, z zachowaniem poufności.
4. Po analizie Kolegium może uznać zastrzeżenia za niepotwierdzone, zażądać poprawienia oznaczeń lub treści, zlecić dodatkową ocenę, wstrzymać procedowanie albo odrzucić pracę. Decyzja powinna wskazywać ustalenia, uzasadnienie i dalszy sposób postępowania.
5. Powiadomienie właściwej instytucji naukowej, właściciela praw lub innego uprawnionego podmiotu następuje wtedy, gdy uzasadniają to ustalone okoliczności i charakter sprawy. Przekazuje się tylko potrzebne informacje. Zawiadomienie organów ścigania wymaga odrębnej oceny podstaw; nie jest automatyczną konsekwencją podobieństwa ani niepozytywnego raportu.
6. Autor może złożyć odwołanie zgodnie z kodeksem etycznym. Sprawy nie rozpatruje ponownie wyłącznie osoba, której bezstronność jest kwestionowana.

7 Nieprawidłowości ujawnione po publikacji

Po uzyskaniu wiarygodnej informacji dotyczącej opublikowanej pracy wydawnictwo ustala fakty i wysłuchuje autorów. Dobiera reakcję do wpływu problemu na publikację: uzupełnienie informacji, sprostowanie, wyjaśnienie dla czytelników albo wycofanie publikacji z powodów etycznych lub nierzetelności. W razie poważnych, jeszcze nierozstrzygniętych zastrzeżeń może ogłosić informację o trwającym wyjaśnianiu sprawy.

Komunikat identyfikuje publikację i opisuje podstawę decyzji bez zbędnego ujawniania danych osób badanych lub zabezpieczonych treści testowych. Zmiany oznacza się i datuje. Nie zastępuje się po cichu kwestionowanego wydania poprawionym plikiem. Gdy usunięcie określonego materiału jest konieczne, pozostawia się odpowiednią informację bibliograficzną i wyjaśnienie, o ile jest to dopuszczalne. Ochrona rzetelności publikacji nie zależy od uzyskania zgody wszystkich autorów na treść decyzji.

8 Dokumentacja i przegląd

Dokumentacja obejmuje kartę kontroli, raporty lub notatki, korespondencję istotną dla sprawy, wersję poddaną ocenie i decyzję. Dostęp mają osoby upoważnione do określonego zadania. Przechowywanie dokumentacji, w tym materiałów odrzuconych i materiałów zabezpieczonych na potrzeby postępowania, odbywa się zgodnie z Polityką poufności procesu wydawniczego oraz zgodnym z nią harmonogramem retencji. Przewiduje on rozróżnienie zgłoszeń przyjętych, odrzuconych i objętych postępowaniem wyjaśniającym. Kontrolę zakończenia sprawy potwierdza osoba odpowiedzialna.

Procedurę przegląda się po istotnej zmianie narzędzi lub zasad ochrony materiałów oraz wtedy, gdy ujawniony problem wskazuje potrzebę jej poprawy. Zmiany otrzymują numer wersji i datę obowiązywania; nie zmieniają wstecz zapisów o wykonanych czynnościach.